3, 2, 1, partez !

Tout ce qu’il faut savoir pour bien préparer son voyage : formalités administratives, assurance, que mettre dans la valise…

Formalités administratives
Assurances
Le transport
Que mettre dans la valise ?
Rester en contact
Argent de poche

Parlons pratique

Voyager sereinement

Pour vos épargner le casse-tête de longues recherches sur internet et vous faciliter la vie, Rendez-Vous Autour du Monde a balayé sur cette page les principaux points importants qu’il faut garder en tête avant de partir : formalités,  bagages, transports, assurances, argent de poche, communication…

Si, néanmoins,  vous ne trouvez pas la réponse à votre question ou votre situation personnelle, n’hésitez pas à nous contacter dans l’espace contact ou par e-mail. Nous nous ferons un plaisir de vous apporter notre aide.

Bonne lecture !

Les formalités administratives à ne pas oublier

Les formalités consulaires varient selon le pays de destination et le profil du voyageur :

Pour les mineurs

Depuis le 15 Janvier 2017, chaque mineur (jusqu’à ses 17 ans et 364 jours), s’il n’est pas accompagné d’un titulaire de l’autorité parentale, doit produire l’original des documents suivants pour quitter le territoire :

  • Une pièce d’identité VALIDE (dont la date d’expiration est ultérieure à la date de retour voire 6 mois après pour certaines destinations) sous la forme d’une carte d’identité nationale pour tous les pays de l’union européenne ou un passeport pour tous les autres (y compris le Royaume-Uni = Angleterre, Ecosse, Pays de Galle) depuis Octobre 2021. La République d’Irlande est toujours dans l’Union Européenne, à ce titre la CNI suffit.
  • Un formulaire d’autorisation de sortie de territoire (cerfa 15646-01) dûment rempli et signé par le titulaire de l’autorité parentale. Cliquez ici pour remplir le formulaire en ligne via le site officiel.
  • Une photocopie du titre d’identité du parent signataire de l’AST (à noter qu’un permis de conduire, un titre de séjour ou une carte Vitale – même avec photo – ne sont pas des titres d’identité valables)
  • la photocopie du livret de famille si le signataire n’a pas le même nom.

En cas de séparation ou divorce, il est également conseillé de produire une photocopie de l’acte de jugement.
En cas de séparation ou divorce conflictuel, il est également conseillé que les deux parents / tuteurs signent – preuve que les deux parties sont bien au courant de la sortie de territoire.

À noter que la pièce d’identité doit être individuelle. Le passeport collectif (notamment pour le RU) n’est plus d’actualité (fin 30/09/2021).

Pour voyager aux USA, il faudra également obtenir l’ESTA : il s’agit d’un visa électronique délivré par les services de douane américaine qui autorise la présence sur le territoire Américain pour des raisons touristiques dans une limite de 90 jours. Ce visa coûte 21 dollars (à partir du 26 mai 2022) et est valable deux ans.
Pour le demander, il n’y a qu’un SEUL site officiel :  https://esta.cbp.dhs.gov (RDV dans la rubrique « Comment remplir l’ESTA » ci-dessous pour plus d’informations.)

 

Pour les adultes

Pour voyager, vous aurez besoin des pièces suivantes :

  • Une pièce d’identité VALIDE (= dont la date d’expiration est ultérieure à la date de retour voire 6 mois après pour certaines destinations) sous la forme d’une carte d’identité nationale pour tous les pays de l’union européenne ou un passeport pour tous les autres (y compris les Royaume-Uni = Angleterre, Ecosse, Pays de Galle) depuis Octobre 2021. La République d’Irlande est toujours dans l’Union Européenne, à ce titre la CNI suffit.

A noter que l’extension des 5 ans de validité n’est pas acceptée par tous les pays de l’UE.
Si vous êtes dans ce cas, il est conseillé d’utiliser votre passeport ou de vérifier les conditions d’entrée sur le site https://www.diplomatie.gouv.fr/fr/conseils-aux-voyageurs/ 

Pour voyager aux USA, il faudra également obtenir l’ESTA : il s’agit d’un visa électronique délivré par les services de douane américaines qui autorise la présence sur le territoire Américain pour des raisons touristiques dans une limite de 90 jours. Ce visa coûte 21 dollars (à partir du 26 mai 2022) et est valable deux ans.
Pour le demander, il n’y a qu’un SEUL site officiel :  https://esta.cbp.dhs.gov (RDV dans la rubrique « Comment remplir l’ESTA » ci-dessous pour plus d’informations.)

 

Pour les enseignants

Plusieurs textes officiels sont consultables en ligne :

Déclarations à télécharger :

  • Déclaration ARIANE : http://www.diplomatie.gouv.fr/ariane
  • Déclaration MOBIL ELEVES
  • Fiche sanitaire de liaison (il est également conseillé de faire remplir et signer une décharge médicale qui vous permettra de prendre la décision de faire soigner ou hospitaliser un(e) élève. Rendez-Vous autour du Monde vous en transmettra un exemplaire.

Ayant déjà eu, moi-même la mésaventure lors d’un de mes voyages scolaires, RDV Autour du Monde vous conseille de constituer pour partir un dossier avec :

  • Deux photos d’identité (type passeport – sans sourire ni casquette ni lunettes)
  • La photocopie de la pièce d’identité initiale
  • Une lettre sur l’honneur signée du /des titulaire(s) de l’autorité parentale vous délégant momentanément la possibilité de prendre toute décision au nom de leur
    enfant- et à leur place- pour le ramener en France (notamment signature de papiers officiels pour pièce d’identité provisoire)
  • L’enfant devra prendre à sa charge ou les parents devront vous rembourser toute dépense liée à l’établissement de visas / autorisations pour revenir en France

Pour les mineurs étrangers

Les élèves étrangers (qui n’ont pas la nationalité française) et dont le(s) parents(s) sont également étrangers devront être munis obligatoirement :

  • D’un passeport en cours de validité
  • D’un DCEM (Document pour la circulation des Etrangers Mineurs). Le coût est de 50€ à régler en timbres fiscaux, sa validité est de 5 ans et sa demande est à faire en ligne (service-public.fr)
  • De la photocopie de la pièce d’identité du signataire du DCEM (par exemple, son titre de séjour)

A noter que ces documents ne sont valables que pour les pays de l’UE. Pour les autres, la nationalité étant à prendre en considération, la procédure entre dans du cas par cas. L’enfant est donc invité à se renseigner auprès du consulat de leur pays.

Certains sites peuvent offrir les informations nécessaires :

Rappel : le passeport collectif qui permettait aux mineurs étrangers vivant dans l’UE de circuler dans le cadre d’un voyage scolaire au RU notamment n’est plus d’actualité à ce jour (fin le 30/09/2021)

Pour les majeurs étrangers

Un élève ou un accompagnateur qui n’a pas la nationalité française doit être en possession de l’original de :

  • Son passeport en cours de validité
  • Son titre de séjour
  • le visa le cas échéant

Pour les destinations hors UE, comme pour les mineurs, il faudra se référer à leur autorité consulaire.

Comment remplir l'ESTA (voyage USA)

L’ESTA est un visa obligatoire pour tout voyage touristique aux Etats-Unis. Il vous permet d’y rester 90 jours lissés. Il est valable deux ans et donc réutilisable.

Pour l’obtenir, il n’y a qu’un SEUL site officiel:  https://esta.cbp.dhs.gov

Il vous est désormais demandé de TELECHARGER votre passeport sur le site (page avec la photo), le risque de se tromper en copiant le numéro est de ce fait quasi-nul!  Petite astuce: le téléchargement semble quasi-infaisable sur safari.  Privilégiez donc les navigateurs Chrome ou Firefox.

1er cas de figure: 

Vous avez déjà été aux USA depuis moins de deux ans, dans ce cas, votre ESTA précédent est toujours valide.

Sur la page d’accueil du site, cliquez sur « vérifier la demande existante » puis sur « vérifier le statut individuel » puis renseignez votre numéro de passeport / date de naissance et numéro de demande d’ESTA (que vous retrouverez sur celui-ci).

La seule information que vous pouvez changer est votre adresse sur place qui sera l’adresse de la famille d’accueil ou de l’hôtel/auberge qui vous accueille.

Si vous êtes dans le cas d’un road trip /circuit, indiquez le premier lieu où vous allez séjourner/dormir.

2e cas de figure:

Ici, les démarches sont un peu plus longues.

Sur la page d’accueil, cliquez sur « nouvelle demande » puis sur « demande individuelle ».
C’est parti pour les 6 pages d’informations à fournir !

Informations importantes :

  • il faut toujours cocher « j’ai lu et j’accepte »
  • la France fait partie du visa Waiver Program
  • la personne de contact est le parent ayant autorité parentale
  • l’adresse sur place correspond aux coordonnées de la famille d’accueil ou de l’hôtel/auberge de jeunesse…
  • répondre NON à toutes les questions (maladies, visite de ferme, terrorisme…). Je vous laisse apprécier l’humour de certaines d’entre elles.

Il vous faudra ensuite payer (sinon ça ne serait pas drôle). Votre visa sera valable deux ans. Vous pourrez donc retourner aux USA autant de fois que vous voulez pendant cette période sans repayer.

Prenez TOUJOURS le temps de vérifier l’exactitude des informations.

Surtout pour le passeport (si vous avez un doute sur les O/0 ou les I/ L, demandez). Le numéro à noter est celui en dessous de la photo.

Prenez avec vous une copie de l’ESTA ou téléchargez- la sur votre portable (utile en cas de panne informatique à la douane d’arrivée)

Attention, l’ESTA est à remplir au plus tard 48h à l’avance (temps de traitement nécessaire).

A noter que même un statut « demande approuvée » ne garantit pas l’acceptation sur le sol Américain. Il est déjà arrivé qu’un numéro de passeport erroné conduise à un interrogatoire plus poussé aux douanes.

Les assurances à prévoir

Bien qu’elles engendrent un surcoût, il est difficile dans un contexte international toujours instable de faire l’impasse sur celles-ci, de même que les accidents n’arrivent pas toujours aux autres (hélas) !

Dans le cas d’un voyage scolaire

La majorité des établissements scolaires ont déjà, à leur nom, une assurance Responsabilité civile.

L’enfant doit, en revanche, être couvert individuellement au niveau de la santé.

Dans les pays de l’Union Européenne, y compris le Royaume-Uni (à ce jour et malgré le Brexit), la carte d’assurance Maladie Européenne est suffisante pour les soins de petite envergure. Elle est gratuite et doit être demandée sur le site Ameli.

Bon à savoir : l’utilisation de la carte européenne peut vous amener à devoir avancer les sommes chez certains professionnels et à vous faire rembourser dans un second temps, sur présentation des justificatifs, par la CPAM en France ou l’équivalent local de la sécurité sociale.

En dehors de l’UE, une assurance peut être proposée par Rendez-Vous Autour du Monde. L’assurance annulation toute cause (y compris interdiction de voyager imposée par le ministère ou le rectorat) est toujours facultative. Il est néanmoins vivement recommandé de la souscrire.

Conformément aux CGV, si l’annulation intervient entre un mois et la semaine précédant le voyage, l’agent n’est plus contractuellement…

Dans le cas d’un voyage individuel

Chaque participant, quel que soit son âge, doit être couvert individuellement.

Les parents qui sont dotés d’une Mastercard ou une Visa Premier, Infinite ou Platinium ont déjà un certain nombre d’assurances valables pour les enfants vivant sous le même toit, sous condition d’avoir utilisé ladite carte pour payer le séjour, en totalité ou partie. Pensez néanmoins à vérifier ce qui inclut ou exclu et à quelle hauteur.

Dans les pays de l’Union Européenne, y compris le Royaume-Uni (à ce jour et malgré le Brexit), la carte d’assurance Maladie Européenne est suffisante pour les soins de petite envergure. Elle est gratuite et doit être demandée sur le site Ameli.

Bon à savoir : L’utilisation de la carte européenne peut vous amener à devoir avancer les sommes chez certains professionnels et vous faire rembourser ensuite, sur présentation des justificatifs par la CPAM en France ou l’équivalent local de la sécurité sociale.

En dehors de l’UE, une assurance peut être proposée par Rendez-Vous Autour du Monde.

L’assurance annulation toute cause est toujours facultative. Il est néanmoins vivement recommandé de la souscrire. Conformément aux CGV, si l’annulation intervient entre un mois et la semaine précédant le voyage, l’agent n’est plus contractuellement tenu de rembourser les sommes avancées – partiellement ou totalement.

Nos contrats d’assurance

Par expérience, nous vous conseillons vivement de souscrire à un contrat assurance santé rapatriement responsabilité civile adapté aux voyages à l’étranger si vous estimez que les conditions de couverture ne sont pas suffisantes.

Les frais médicaux sont souvent onéreux et avoir un contrat d’assurance adapté aux voyages permet de simplifier les démarches (simple appel pour ouvrir un dossier et être accompagné sans devoir avancer d’argent). En cas de problème, c’est un soulagement et un allègement des contraintes.

Bon à savoir : L’utilisation de la carte européenne peut vous amener à devoir avancer les sommes chez certains professionnels et vous faire rembourser ensuite, sur présentation des justificatifs par la CPAM en France ou l’équivalent local de la sécurité sociale.

Assurance annulation ou interruption de séjour pour les voyages hors cadre scolaire

L’assurance annulation couvre les faits générateurs suivants :

  • Maladie, accident, hospitalisation ou décès
  • Complication de grossesse
  • Contre-indication et suite de vaccination
  • Licenciement économique
  • Convocation devant un tribunal
  • Convocation à un examen universitaire de rattrapage
  • Redoublement ou échec scolaire
  • Convocation médicale urgente
  • Destruction des locaux professionnels et/ou privés
  • Vol dans les locaux professionnels et/ou privés
  • Octroi d’un emploi ou d’un stage
  • Mutation professionnelle, modification ou refus des dates de congés payés du fait de l’employeur
  • Refus de visa touristique ou étudiant
  • Vol de la carte d’identité, du passeport
  • Dommage grave à votre véhicule
  • Annulation de la personne accompagnant l’Assuré

En cas de rapatriement médical de l’assuré ou de retour anticipé de l’assuré en cas d’hospitalisation ou décès d’un parent proche, les prestations terrestres non utilisées sont remboursées.

Pour ce qui concerne la pandémie COVID :

  • La COVID est considérée comme maladie inopinée et est couverte si l’assuré est malade ou cas contact suite à la contraction de la maladie par l’un de ses proches et n’est plus en mesure de voyager (dans tous les cas un justificatif médical est demandé).
  • Une quarantaine personnelle/ individuelle imposée au départ est couverte également.
  • Les Conditions Générales listent aux garanties : « Les restrictions de voyages émises par le Ministère des Affaires étrangères du PAYS DE DOMICILIATION ou lorsque les autorités locales du LIEU DE SEJOUR refusent l’entrée sur le territoire, sous réserve que le Séjour ait été réservé avant l’annonce de ces restrictions, sauf si ces restrictions sont causées par une pandémie (dont COVID) ou une mesure de QUARANTAINE REGIONALE ».
  • Toute nouvelle épidémie (hors COVID) qui engendrait une interdiction de voyager à titre individuel serait couverte par l’annulation.

La garantie annulation s’élève à 25 000 € par assuré et l’interruption de séjour à 18 750 € par assuré.

Santé, rapatriement et Responsabilité civile

Rendez-Vous Autour du Monde vous propose, via son partenaire spécialisé AVI international, le package SECURITY PASS’PORT.

Ce package comprend non seulement une garantie maladie/accident/assistance/rapatriement mais également une couverture pour :

  • les soins dentaires d’urgence ou consécutifs à un accident ;
  • les frais d’optique suite à un accident ;
  • les bagages en cas de vol ou de retard ;
  • la responsabilité civile pour les dommages aux biens ou aux personnes ;
  • l’invalidité/capital décès.

Aucune franchise ne s’applique quelle que soit la garantie et il n’y a pas de limite d’âge.
Les portables (téléphone ou ordinateur) sont considérés comme des objets de valeur et sont couverts au titre de la Garantie « Bagages ».

La couverture COVID est incluse également avec :

  • Traitement médical d’urgence, mise en quarantaine et rapatriement si l’assuré contracte le COVID-19 ou une autre maladie infectieuse pendant son séjour à l’étranger.
  • Retour anticipé de l’assuré dans son pays de domiciliation si « Le Ministère des Affaires Etrangères du PAYS DE DOMICILIATION, ou tout autre organisme compétent de ce pays, conseille à l’assuré de rentrer chez lui en raison du COVID-19 ou d’une autre maladie infectieuse ou pandémique » ou si un membre de la famille de l’assuré est atteint du COVID 19 ou d’une autre maladie infectieuse, alors que l’assuré se trouve à l’étranger.

Pour ce qui est de la tarification par participant :

  • 5.06 € TTC / semaine pour les programmes intra-européens (s’applique également aux séjours en Grande-Bretagne).
  • 10.13 € TTC / semaine pour les programmes dans le reste du monde.

Détails des prestations et montants garantis et documentation sur demande.

Le transport

Une fois votre séjour choisi, nous pouvons voir ensemble comment organiser le transport de votre enfant dans les meilleures conditions sécuritaires et de confort et au meilleur coût. 

Nous pouvons réserver ensemble et inclure le transport dans le prix global du séjour ou, si vous le préférez, vous pouvez réserver de votre côté.

Comment se rendre aux Etats-Unis en avion ?

De nombreuses compagnies offrent des vols quotidiens ou plusieurs fois par semaine, beaucoup sont directs au départ de Paris.

Pour la côte Ouest :

Pour la côte Est / Atlanta / Nord :

Les régions du centre et du Sud des USA comprendront obligatoirement une escale et un vol interne.

Toutes les compagnies transatlantiques acceptent des voyageurs mineurs non accompagnés (service UM en option ou obligatoire en fonction de l’âge).

À noter : si vous utilisez un comparateur de prix (type opodo, skyscanner, govoyages…) vérifiez bien les conditions de remboursement et de modification. Il n’est pas rare que la compagnie aérienne et la plateforme se renvoient la responsabilité.

Comment se rendre en Irlande en avion ?

Compagnies régulières :

  • British Airways (via Londres) : https://www.britishairways.com/
    Information importante : British Airways accepte les mineurs non accompagnés à partir de 14 ans
  • Aer Lingus: https://www.aerlingus.com/

Compagnies low-cost :

  • Ryanair: https://www.ryanair.com/fr
    Information importante : Ryanair accepte les mineurs non accompagnés à partir de 16 ans
  • Easy jet: https://www.easyjet.com/
    Information importante : Easy jet accepte les mineurs non accompagnés à partir de 15 ans

Que mettre dans la valise ?

Dans le sac à main / portefeuille

  • Passeport/carte d’identité
  • Carte Vitale/ assurance européenne /certificat d’assurance
  • Argent liquide / carte bleue
  • Billets d’avion / vouchers / billets de réservation
  • Autorisation de sortie de territoire
  • ESTA (pour les séjours aux Etats-Unis)
  • Téléphone portable chargé
  • Lunettes de vue et soleil

Dans le bagage à main / sac à dos pour voyager

  • Appareil photo
  • Batterie externe
  • Adaptateur / chargeurs
  • Tablette /ordinateur
  • Un kit survie en cas de valise perdue : pyjama, sous-vêtement, une tenue de rchange (T-shirt, jeans), dentifrice (75ml max) et brosse à dents, médicaments et ordonnances, crèmes et gel douche (75ml max).
  • Écouteurs / MP3
  • Gilet / manteau / parapluie

Dans la valise

Les vêtements :

  • pulls / gilets
  • pantalons/shorts/jeans
  • T-shirts / blouses
  • jupes/robes
  • chaussettes
  • culottes /slips/caleçons
  • soutien-gorge
  • pyjama
  • tenue de sport
  • chaussures fermées
  • tongs / sandales
  • baskets / chaussures de marche
  • chaussons
  • foulard / casquette /chapeau
  • maillot de bain

Dans la trousse de toilette :

  • brosse à cheveux / lisseur
  • sèche-cheveux
  • dentifrice et brosse à dents
  • crème hydratante (visage, main) et baume pour les lèvres
  • eau de toilette/parfum
  • coupe-ongles/lime
  • pince à épiler
  • coton-tige / coton
  • gel douche/savon/shampoing
  • serviette de bain
  • gant de toilette

Dans la trousse de pharmacie :

  • antidiarrhéique
  • antidouleur (fièvre et crampes Ibuprofène / Spasfon)
  • Paracétamol
  • anti-vomitif mal des transports
  • Biafine / pansements /compresses stériles
  • arnica
  • traitement habituel /pilule contraceptive
  • antimoustique
  • crème solaire
  • crème anti démangeaisons

Mais aussi :

  • Mouchoirs
  • Serviette de plage /piscine (microfibres)
  • Livres, magazines, jeux de cartes, jeux de société de voyage
  • De quoi écrire : stylos, crayons, carnet ou feuilles

Rester en contact

Pour des séjours courts, il n’est pas nécessaire d’acheter une carte SIM.

    • Certains opérateurs proposent des extensions d’abonnement à la semaine permettant alors aux parents et aux enfants de continuer à communiquer comme sur le territoire national par SMS, MMS et bien sûr internet.
    • La wifi, à l’étranger, comme en France est présente et disponible partout, souvent gratuitement. Que vous soyez parents, enfants ou enseignants vous pouvez donc rester en contact via toutes les applications telles que Whatsapp, Skype, Facebook ou Snapshat et par e-mail simplement.
    • Un numéro d’urgence (coordinateur sur place ou Rendez-Vous Autour du Monde) vous sera communiqué avant votre départ pour les cas d’urgence (mise en danger, problème de santé grave, prévenir d’un retard ou problème de transport, problème de sécurité).

 

Argent de poche

Il est difficile d’estimer les besoins en termes d’argent de poche car de nombreux paramètres entrent en jeu : nombre de cadeaux souvenirs à ramener à la famille, goût ou non pour les marques…

Pour les séjours aux Etats-Unis en immersion, nous vous conseillons entre 100$ et 150$ par semaine.
Les Américains snackent beaucoup à l’extérieur et le budget café, boissons, encas est souvent élevé.

Par ailleurs, même si votre famille hôtesse vous accueille et vous offre généreusement le logis, le couvert et bon nombre d’activités, il est d’usage de proposer de payer sa part pour les loisirs extérieurs (cinémas, parcs d’attractions, musées…). Il est fortement recommandé de respecter cet usage pour ne pas donner à la famille hôtesse la (fausse) impression que vous abusez de sa générosité. Lorsque le loisir en question n’est pas cher (une dizaine de dollars) la famille refuse souvent et vous l’offre. En revanche, pour les journées d’excursion onéreuses (entrée dans un d’attraction par exemple), la famille s’attend à ce que vous payiez pour votre entrée.

Pour les séjours scolaires entre 50€ et 100€ par semaine suffisent en général pour étancher les petites soifs, s’offrir un petit goûter et quelques cadeaux souvenirs.